Igazi kihívás, hogy az irodánkat rendben tartsuk, és mindent a helyén tartsunk. Könnyen előfordulhat, hogy a sietségben fontos tárgyakat és dokumentumokat félre teszünk, és elfelejtjük megtalálni őket, amikor szükségünk van rájuk. Éppen ezért a tiszta és rendezett munkaterület lehetővé teszi, hogy produktívabbak legyünk, és hatékonyan és időben végezzük el a munkánkat. Ebben az értelemben a szervezési és archiválás termékek segítenek rendet tenni mindazokban a dolgokban és tárgyakban, amelyeket a munkahelyi tevékenységeink során használunk.
1. Takarítsa ki a munkahelyét (irodáját)
Amikor elkezdi rendezni az irodáját, fontos, hogy először is rendet tegyen és megtisztítsa azokat a tárgyakat, amelyeket rendszeresen használ. Kipróbálhatja a három halom módszerét: tartsa meg, dobja ki vagy ajándékozza el, és ahogy végigmegy a tárgyakon, úgy helyezze őket az adott halomba. Ez a módszer minimalizálja az irodájában lévő tárgyak mennyiségét, ugyanakkor lehetővé teszi, hogy megtartsa az igazán fontos dolgokat.
2. Hozzon létre meghatározott területeket
Jelöljön ki konkrét munkaterületeket az irodájában! Jelöljön ki például egy helyet a fontos dokumentumoknak, egy helyet a folyamatban lévő projekteknek, egy helyet, ahol rendezetten tarthatja az íróeszközöket és a post-it jegyzeteket, egy helyet, ahol elhelyezheti a személyes tárgyait, például a szeretteiről készült képkeretet, egy reprezentatív dekorációt stb. és máris szabad és megfelelően szervezett munkaterületet kap, ami segít a hatékony munkavégzésben. Ehhez a folyamathoz ezek az íróasztal-szervezők, mint például az irattartó tálcák, fémtartók az íróeszközök, iratkapcsok vagy post-it jegyzetek számára, néhány reprezentatív termék ebben a tekintetben.
3. Helyezd a dolgokat a helyükre
Ha már nem használsz egy adott tárgyat, tedd vissza! Ez csak néhány másodpercet vesz igénybe, de így minden a helyén lesz, az asztalod rendezett lesz, és mindig tudni fogod, hol találsz egy adott tárgyat, tollat vagy dokumentumot.
4. Tárolási megoldások
Ahogy az előző sorokban említettük, egy irattartó tálca, egy írószertartó ideális az íróasztalodon lévő tárgyak rendszerezésére, az egyéb fontos, nem állandóan használt, de rendszerezésre és iktatásra szoruló iratok, papírok számára pedig ezek a műanyag iratgyűjtők és mappák nagy segítségedre lesznek, és segítenek abban, hogy minden rendben legyen!
5. Irodai bútorok
A polcokkal ellátott irattartó szekrény, amelyben rendezetten tárolhatja iratgyűjtőit, valamint a fiókokkal ellátott mobil irodaszekrény, amelyben rendszerezheti a különböző dokumentumokat, projekteket és az irodai munka során állandóan használt tárgyakat, a legjobb irattári megoldások közé tartozik! Így rendszerezve mindig könnyedén megtalálja pontosan azt, amit keres, és minden kéznél lesz!
6. Hatékony tervezők
Sokan bízunk a post-it jegyzetekben bizonyos emlékeztetőkhöz, de ezek nem túl hatékonyak, mert könnyen elveszhetnek vagy összegabalyodhatnak más papírok között, ezért más megoldásokat kell találnunk a feladatok és megbeszélések megtervezéséhez. Ilyen értelemben ezek a dátumozott és dátumozatlan naptárak (preferenciáinktól függően) az egyik legjobb tervezési megoldás, ha pedig inkább a technológiai módszert részesítjük előnyben, akkor készíthetünk egy számítógépes naptárat, ahová felírhatunk mindent, amit el kell végeznünk, találkozókat, találkozókat, fontos ügyeket stb.
7. A címkézés kulcsfontosságú
Bár nem szoktunk hozzá, a címkézés sokat segíthet nekünk! A mappák, iratgyűjtők felcímkézése és a polcokon elhelyezett címkék felragasztása, hogy pontosan tudjuk, mi van bennük, hatékony megoldás a rendszerezésre és az azonosításra az irodában! Ez a folyamat nagyon egyszerűen elvégezhető ezekkel az öntapadós címkékkel - matricákkal, amelyekre személyesen írhatjuk vagy nyomtathatjuk pontosan azt az információt, amit szeretnénk!
8. Heti átszervezés és takarítás
Minden héten befejezünk bizonyos projekteket, amelyeket elfelejtünk az adott fiókba tenni, vagy használunk egy tárgyat, amelyet az íróasztalon hagyunk, mindez pedig rendezetlen és zsúfolt teret eredményez, ezért minden héten jó, ha alapos átszervezést végzünk, és mindent a helyére teszünk! Ráadásul, ahogy otthon, úgy az irodában is elengedhetetlen egy kis takarítás a hét végén, és ezzel minden alkalommal frissen kezdhetjük a hetet!
9. Fertőtlenítsük az irodát
Tegyük az íróeszközeinket a tartójukba, tegyük rendezetten a dokumentumokat a tálcájukba, dobjuk ki a lényegtelen jegyzeteket, és ha már mindent átszerveztünk és a helyére tettünk, itt az ideje, hogy az irodát is kitakarítsuk! Poroljuk le, fertőtlenítsük a gyakran használt tárgyakat (egér, telefon), tisztítsuk meg a billentyűzetet, mossuk el a kávésbögrét és a vizespoharat, és hagyjunk mindent tisztán és rendben, hogy a következő napot jó formában, pozitív energiával kezdhessük!
10. Maradjon állandó a folyamatban
Szerintem ezt a szempontot a legnehezebb megvalósítani, de nem lehetetlen! Az irodánk rendben tartása érdekében következetesnek maradni és ragaszkodni a szervezési módszerekhez eleinte elég szokatlan feladat lehet, de idővel látni fogjuk, hogy milyen könnyen el tudjuk végezni a dolgainkat, ha mindennek megvan a kijelölt helye, ha pontosan tudjuk, hogy hol van egy dokumentum, vagy ha a mindennap használt tárgyak kéznél vannak, de szépen elhelyezve az adott tartóban vagy fiókban!
Javasoljuk tehát, hogy próbáld meg ezeket a tippeket megvalósítani az irodádban, és élvezd a tiszta, rendezett teret, és végezd hatékonyabban a munkádat!
